Si durant les études et les formations, les tableaux utilisés en comptabilités sont tracés et remplis à la main, durant la pratique professionnelle tout se fait sur ordinateur en s’aidant grandement de logiciels de comptabilité. Ces derniers sont des programmes informatiques dédiés à la comptabilité d’une entreprise ou d’un individu. En plus de cette informatisation, il faut savoir que de plus en plus l’activité de l’expert comptable se déroule en ligne.
Fonctionnement du logiciel de comptabilité
Un logiciel de comptabilité facilite les tâches comptables et accélère leur progression. De plus, il rend les contrôles aisés tout en réduisant les risques d’erreur. À ce titre, il fait partie intégrante du système d'information comptable d’une structure. Par exemple, ce genre de logiciel calcule automatiquement les bénéfices, ou encore, il établit les fiches de paie et détermine les informations comptables à adresser à l’administration fiscale. Dans le cas d’un système d’organisation comptable centralisé, un logiciel comptable est pratique pour la gestion des différents journaux auxiliaires et du journal principal, des relevés nominatifs de clients, des relevés de fournisseurs, mais également des grands-livres auxiliaires et du grand-livre principal. Enfin, grâce à ce type de programme informatique l’établissement des états financiers devient quasiment un jeu d’enfant.
Des logiciels standards ou sur-mesure
Le logiciel de comptabilité peut être développé en interne grâce aux informaticiens de l’entreprise. Mais cette option est surtout celle des grands groupes qui disposent d’un département Recherche et Développement ou Innovation. Les micro-entreprises ainsi que les PME et éventuellement les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI) préfèrent acquérir des logiciels ou des progiciels auprès d’un éditeur (Sage par exemple) et d’y prendre un abonnement. Souvent, ces logiciels achetés directement auprès de l’éditeur qui les a développés sont révisés par celui-ci afin qu’ils s’adaptent au contexte local et sectoriel dans lequel évolue l’entreprise qui les a commandés. Les tarifs sont alors réajustés en fonction du niveau de complexité des « corrections » à apporter.
Avantages des logiciels comptables
Les logiciels comptables offrent d’énormes gains de temps, car ils intègrent des bases de données qui sont enrichies au fur et à mesure de l’évolution de l’activité de l’entreprise. Par exemple, la liste des clients est mise à jour chaque fois que l’entreprise en perd ou en acquiert. Il en est de même de la liste des fournisseurs. Le gain de temps se vérifie également au niveau des documents comptables. Leur mis à jour est rapide, car il ne s’agit que de quelques saisies à faire et le logiciel se charge du reste. On peut facilement procéder à leur comparaison et bénéficier d’analyses automatiques. Et c’est sans compter leur mise à disposition rapide puisqu’il suffit de les imprimer et on les a à portée de main pour une présentation par exemple. Enfin, dans les groupes et les grandes entreprises, la circulation et la centralisation des données, quelle que soit leur nature (comptables, de production, RH), sont automatisées.